PRIVACYVERKLARING NSI

NSI N.V. en haar dochterondernemingen, handelend onder de namen NSI en HNK, (“NSI”) hechten grote waarde aan uw privacy. Wij verwerken uw persoonsgegevens conform de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna: “AVG”. Hieronder lichten wij toe welke gegevens wij gebruiken en hoe wij deze gegevens bewerken en beschermen.

1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom:

Met persoonsgegevens wordt bedoeld informatie die herleidbaar is naar een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon. De persoonsgegevens die NSI verwerkt zijn onder meer:

Basisgegevens zoals naam, adres en woonplaats;
Contactgegevens zoals uw e-mail adres, postadres en telefoonnummer;
Kopie en/of gegevens Identiteitsbewijs, met dien verstande dat het kopie van een verstrekt identiteitsbewijs beveiligd wordt opgeslagen waarbij het BSN nummer en de foto onherkenbaar worden gemaakt. BSN nummers en andere gegevens van het ID worden niet overgenomen in onze systemen.
Door u verstrekte (contact)gegevens in het kader van het bijwonen van een seminar of bijeenkomst en/of de ontvangst van een nieuwsbrief en/of andere communicatie-uitingen;
Door u verstrekte (contact)gegevens in het kader van een sollicitatie.

2. Met welk doel en wettelijke grondslag

Om een huurovereenkomst met u aan te gaan;
Teneinde een huurovereenkomst met u in persoon of met uw bedrijf te kunnen aangaan, hebben wij deze persoonsgegevens nodig. Zo moeten wij onderzoek doen of wij u als huurder kunnen accepteren. Of bijvoorbeeld om vast te stellen of u uw bedrijf mag vertegenwoordigen. Ook mogen wij u bij het aangaan van een relatie een kopie van uw identiteitsbewijs vragen of daarvan de gegevens noteren.
Om u goed van dienst te kunnen zijn;
Als u bedrijfsruimte van ons huurt in één van onze gebouwen, willen wij u goed van dienst kunnen zijn. Daartoe hebben wij uw contactgegevens nodig voor de verstrekking van (operationele) informatie in het kader van het plegen van onderhoud. Ook beveiligen wij onze gebouwen onder meer door het plaatsen van bewakingscamera’s.
Voor promotie- en marketingdoeleinden
Soms verwerken wij uw persoonsgegevens voor promotie- en marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om u op de hoogte te stellen van een nieuw product of seminar of bijeenkomst dat mogelijk interessant voor u is. Of om beter op uw wensen te kunnen inspelen. Wilt u niet benaderd worden voor commerciële doeleinden? Dan kunt u dat aangeven in het contract dat u met ons sluit of de email (opt-in) die u van ons ontvangen heeft.
Om u goed te informeren;
Wij informeren onze aandeelhouders, investeerders en overige belangstellenden via jaar- en kwartaalberichten, persberichten en presentaties.
Aan- en verkoop van onroerend goed;
Teneinde een aan- of verkoopovereenkomst met u of uw onderneming te kunnen sluiten, moeten wij onderzoek doen of wij u als contractant kunnen accepteren. Of bijvoorbeeld om vast te stellen of u uw bedrijf mag vertegenwoordigen. Ook mogen wij u bij het aangaan van een relatie een kopie van uw identiteitsbewijs vragen of daarvan de gegevens noteren.
Wettelijke verplichting;
Wij zijn gehouden aan wettelijke verplichtingen. Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, (“Wwft”) bijvoorbeeld moeten wij voor bepaalde vormen van onze dienstverlening vooraf als onderdeel van het klant acceptatie proces specifieke controles uitvoeren danwel een onderzoek instellen als er sprake is van een ongebruikelijke transactie. Ook moeten wij in dit kader vaststellen wie de uiteindelijke eigenaar (“Ultimate Beneficial Owner”) is van een bedrijf. Wij kunnen daartoe derden inschakelen die ons gegevens over u verstrekken. Ook kunnen wij gehouden zijn om gegevens over u te verstrekken aan een overheidsinstelling, zoals bijvoorbeeld een toezichthouder binnen of buiten Nederland.
Sollicitatie
Wij beoordelen de door u verstrekte gegevens teneinde te beoordelen of wij een arbeidsovereenkomst met u willen aangaan.

In deze gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende juridische grondslagen:

De uitvoerig van een overeenkomst;
Het voldoen aan een wettelijke verplichting;
Gerechtvaardigd belang;
Uw toestemming.

3. Hoe lang bewaren wij uw gegevens;

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wet- en regelgeving, zoals bijvoorbeeld de Wet inzake Rijksbelastingen of de Wwft kan ons ertoe verplichtingen om gegevens voor een langere termijn van 7 resp. 5 jaar te bewaren. Gegevens verstrekt in het kader van een sollicitatie worden in beginsel niet langer dan 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij de sollicitatie uitmondt in een dienstverband. Persoonsgegevens in het kader van een dienstverband worden maximaal 2 jaar bewaard.

4. Met wie delen wij persoonsgegevens;

Wij verstrekken geen gegevens aan derden ter promotionele of commerciële doeleinden. Wel kan het noodzakelijk zijn dat wij persoonsgegevens verstrekken aan bijvoorbeeld aannemers of leveranciers ten behoeve van het plegen van onderhoud of overige vormen van dienstverlening. Ook kan het noodzakelijk zijn dat gegevens zichtbaar zijn voor derden, zoals bijvoorbeeld onze ICT-leveranciers.

Bij de aan-of verkoop van gebouwen worden gegevens beschikbaar gemaakt in een virtuele dataroom. Wanneer wij één van onze gebouwen en/of dochterentiteiten verkopen, behouden wij ons het recht voor om uw persoonsgegevens aan de koper te verstrekken.

Soms zijn er wettelijke verplichtingen om uw gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld op grond van de Wwft.

Uw persoonsgegevens worden alleen met derden gedeeld in het kader van de in deze Privacy Verklaring omschreven doeleinden en wettelijke grondslagen. Voor zover een derde de beschikking krijgt over uw gegevens in de hoedanigheid van verwerker van NSI, dan sluit NSI met deze derde een verwerkersovereenkomst die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet.

5. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens;

NSI heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, schade, aanpassing of bekendmaking. Als voorbeeld kunnen worden genoemd:

Fysieke toegangsbeveiligingsmaatregelen van het datacenter;
doel- en rolgebonden toegangsbeperkingen met betrekking tot op de server opgeslagen persoonsgegevens;
encryptie van delen van de gegevensverwerkingen;
gebruik van beveiligde (SSL of TLS) verbindingen;
gebruik van firewalls;
gebruik van VPN-verbindingen;
afspraken over geheimhouding met personeel.

Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als er aanwijzingen van misbruik zijn, wordt u verzocht om contact met ons op te nemen via complianceofficer@nsi.nl.

6. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat onze webpage-server op uw harde schijf plaatst. U kunt het gebruik van cookies desgewenst toestaan of verhinderen door de instellingen van uw browser te veranderen. NSI maakt uitsluitend gebruik van cookies op haar website van Third Party Analytics van google. Dit is een ‘first party cookie’, dat wil zeggen dat het uitsluitend eigendom van NSI is. Deze cookie wordt niet gebruikt voor advertenties of andere commerciële doeleinden. Third Party Analytics levert belangrijke statistieken over aantallen bezoekers, de bezochte pagina’s, de verkeersbronnen en andere essentiële informatie waarmee wij deze website voortdurend kunnen verbeteren voor de gebruikers. Deze statistieken zijn anoniem en niet te herleiden tot een bepaalde persoon of gebruiker. Er wordt geen gebruik gemaakt van ‘behavioural targeting’ waarmee u op basis van uw klikgedrag speciale inhoud krijgt te zien; uw surfgedrag blijft volledig anoniem. Gegevens uit contactformulieren worden nooit in Analytics verwerkt of opgeslagen.

7. Over welke rechten beschikt u / Compliance Officer

Op grond van de AVG beschikt u over een aantal rechten:

Het recht op inzage. U kunt ons verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die wij van u verzameld hebben;
Het recht op rectificatie of verbetering indien uw gegevens onjuist of onvolledig blijken;
Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens indien het niet langer nodig is om uw gegevens te bewaren. Wij merken daarbij wel op dat er een wettelijke verplichting kan bestaan voor NSI om uw persoonsgegevens te bewaren, hetgeen een grondslag is in de zin van de AVG;
Het recht om bezwaar te maken tegen of te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, en het recht om een gegeven toestemming (bijvoorbeeld voor de ontvangst van een nieuwsbrief) in te trekken;
Het recht op dataportabiliteit. Dat wil zeggen dat u het recht heeft om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en deze aan een andere verantwoordelijke over te dragen;
U heeft tot slot het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij verwijzen u daartoe naar www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Voor vragen en/of verzoeken kunt u contact opnemen met onze Compliance Officer via complianceofficer@nsi.nl

8. Inhoud Privacyverklaring kan tussentijds gewijzigd worden

Wij behouden ons het recht voor om de inhoud van deze Privacyverklaring tussentijds te wijzigen. De laatste versie van deze Privacyverklaring kunt u teruglezen op www.nsi.nl